Come trovare fornitori affidabili in Cina: il metodo completo per una PMI

Trovare un fornitore, oggi, soprattutto se Cinese è facilissimo. Basta una ricerca su una piattaforma B2B per ricevere in poche ore decine di offerte, spesso a prezzi eccezionali. Il difficile è altro: capire quale di questi fornitori consegnerà con continuità nei tempi richiesti e mantenendo il pezzo giusto. Capirlo prima di aver pagato l’anticipo del primo ordine e non dopo aver ricevuto un container di merce da rilavorare o, ancor peggio da buttare, è fondamentale.

In più di dieci anni di sourcing tra Cina e Taiwan, prima in multinazionali e poi per le PMI con cui abbiamo collaborato, abbiamo visto che i problemi quasi mai nascono dalla malafede del fornitore. Nascono da differenze culturali, specifiche incomplete, da controlli qualità non concordati e da contratti che contemplano i punti che contano davvero. Questo articolo descrive il metodo che usiamo in PROCULOGI, passo per passo, e, per ogni fase gli errori da evitare.

Prima di cercare: decidi se la Cina è la scelta giusta

Non tutto conviene comprarlo in Cina. Prima di iniziare lo scouting chiediti:

• Quanto pesa la manodopera sul costo del pezzo?
• Quanto pesa il trasporto?
• Quanto sono stabili i volumi?
• Il prodotto cambia spesso?
• Ci sono dazi antidumping sul tuo prodotto?

Se le risposte sono favorevoli, inizia la ricerca. Se non lo sono, spesso la soluzione migliore è in Europa dell’Est, in Turchia o, perché no, anche in Italia.

Passo 1: prepara un pacchetto di richiesta d’offerta completo

La qualità delle offerte che ricevi dipende dalla qualità della richiesta. Una RFQ (request for quotation) seria contiene:

• Disegni 2D quotati e modelli 3D
• Materiali indicati con la norma corretta di riferimento
• Caratteristiche critiche ben evidenziate (Es: Trattamenti e finiture)
• Test e certificazioni necessarie e/o desiderati
• Requisiti normativi cogenti o richiesti
• Tipologia e metodo di imballo e marcature
• Volumi annui previsti, lotto tipico e prezzo obiettivo

Un consiglio pratico: prepara la RFQ in inglese, con un glossario dei termini tecnici. Se il fornitore la fa tradurre in cinese all’interno, gli errori di interpretazione si riducono molto.

Passo 2: cerca nei posti giusti e distingui la fabbrica dalla trading company

Le piattaforme B2B come Alibaba, Made-in-China o Global Sources sono un punto di partenza, non una garanzia che la sua qualità sia adatta a te.

Altre fonti spesso più efficaci:

• Fiere di settore
• Referenze e presentazioni

Quasi tutti i fornitori che si trovano sulle piattaforme B2B non sono produttori ma intermediari. Una trading company potrebbe andare benissimo ma, spesso, non risponde di problemi di qualità e, soprattutto, il passaggio extra, aumenta i costi.

Come verificarlo:

• Chiedi la business license e controlla che l’oggetto sociale includa la produzione, non solo il commercio.
• Confronta l’indirizzo della sede legale con quello della fabbrica e con quello da cui verrà spedita la merce.
• Chiedi una videochiamata dal reparto produttivo
• Guarda il catalogo: chi offre troppi prodotti di business differenti non produce nulla di tutto questo.
• Chiedi quali lavorazioni sono esterne. Trattamenti termici, galvanica e verniciatura sono spesso affidati a terzisti.
• Se possibile organizza una visita: incontrare il fornitore di persona fa risparmiare mesi e stabilisce una fiducia senza pari.

Passo 3: valuta i candidati con criteri chiari

Ricordati che il fornitore non deve essere scelto solo per il prezzo ma considerando tutte le variabili importanti per la tua Azienda.

Il prezzo FOB è solo il punto di partenza. Sono molte le voci che compongono il “vero” prezzo. Vediamone alcune:

Prezzo FOB Cina

Nolo marittimo e assicurazione

Dazio (esempio 2,7% sul valore CIF)

Sdoganamento, porto, trasporto a destino

Ispezioni e visite in fabbrica (ripartite)

Costo delle scorte aggiuntive per tempi lunghi

Scarti, rilavorazioni, gestione non conformità

Per non dimenticarti i punti importanti crea ed usa una scheda di valutazione con pesi definiti prima di vedere le offerte

Passo 4: valuta attentamente i tempi di attivazione

Dalla prima richiesta d’offerta alla prima consegna di serie servono almeno quattro mesi

Chi promette fornitori operativi in due settimane sta saltando qualche passaggio.

Passo 5: visita la fabbrica, o falla visitare da chi sa cosa guardare

Come già detto, audit in fabbrica è il passaggio che più spesso viene saltato e quello che più spesso evita i problemi ma, soprattutto crea un rapporto umano che riduce le distanze create dalla differente cultura e dalla difficoltà di comunicazione. Le cose da verificare:

• Controllo in accettazione
• Controllo in processo
• Strumenti di misura utilizzati
• Esistenza della reale tracciabilità (se richiesta e necessaria)
• Come vengono gestiti le non conformità
• Ordine e pulizia del reparto
• Capacità reale produttiva e capacità di reazione

Se non puoi andare di persona, serve qualcuno sul posto che parli cinese, conosca i processi produttivi e lavori per te, non per il fornitore. È uno dei motivi per cui abbiamo un team stabile in Cina.

Passo 6: campioni, golden sample e primo articolo

La campionatura va gestita con metodo:

1. Chiedi i campioni con un report dimensionale e evidenzia degli scostamenti dal processo
2. Rimisura i campioni in Italia
3. Prova i campioni nella funzione reale
4. Approva per iscritto e conserva un campione firmato da entrambe le parti
5. Parti con un lotto di prova prima di arrivare alla mass production. Verifica a campioni i prodotti ricevuti, conserva un campione firmato e mandane uno al tuo fornitore

Passo 7: ordine pilota e ispezione prima della spedizione

1. Parti con un lotto di prova prima di arrivare alla mass production.
2. Fai fare un ispezione qualitativa da un tuo collaboratore
3. Fatti mandare il report ispettivo e verifica a campioni i prodotti ricevuti
4. conserva un campione firmato e mandane uno al tuo fornitore

Passo 8: crea un contratto che contempla tutte le clausole che servono a proteggerti

Molte PMI lavorano con la Cina solo con ordini d’acquisto e scambi di email. Questo non va bene, devi avvalerti di esperti di transazioni internazionali e stipulare un contratto blindato che protegga veramente. Al minimo il contratto deve specificare

• Specifiche e criteri di accettazione
• Incoterms 2020
• Condizioni di pagamento
• Proprietà delle attrezzature
• Tutela dei disegni e della proprietà intellettuale
• Tempi, penali e gestione dei difetti

Gli errori che vediamo più spesso

• Scegliere il prezzo più basso senza chiedersi perché è così basso. Spesso la risposta è un materiale diverso o un controllo in meno.
• Saltare l’ispezione pre-spedizione per risparmiare qualche centinaio di euro, e scoprire i difetti quando la merce è già in magazzino e pagata.
• Accettare modifiche non comunicate: il fornitore cambia materia prima o subfornitore per ridurre i costi. Il contratto deve prevedere l’obbligo di comunicare e far approvare qualsiasi modifica di processo.
• Dipendere da un solo fornitore per un componente critico. Un secondo fornitore qualificato, in Cina o altrove, è la migliore assicurazione.
• Gestire tutto via email in inglese approssimativo. Una telefonata con un interlocutore che parla cinese risolve in dieci minuti problemi che via email durano settimane.

Quando ha senso farsi aiutare

Se è il primo progetto in Cina, se il componente è critico o se in azienda nessuno ha tempo di seguire il fornitore da vicino, affidarsi a chi ha già una struttura sul posto riduce tempi e rischi. Il nostro lavoro nel sourcing internazionale copre tutte le fasi descritte qui: dalla RFQ all’audit, dalla campionatura alla gestione degli ordini. E non lavoriamo solo in Asia: quando il fornitore migliore è in Italia o in Europa, te lo diciamo.